Urlaubspläne langfristig mit den Kollegen absprechen

Die Mitarbeiter eines Teams sollten die Urlaubsplanung gemeinsam angehen. Das Online-Portal Karrierebibel rät:

    • Besprechen Sie die Urlaubspläne bereits zu Jahresbeginn im Team, beachten Sie dabei die Schul- und Betriebsferien sowie Brückentage. Klären Sie, wer wann da sein muss.
    • Falls es für die Urlaubsplanung eine Betriebsvereinbarung gibt, sollten Vorgesetzte und Team klare Regeln festlegen: Wer hat wann Vorrang? Gibt es soziale Gesichtspunkte? Zählt der Zeitpunkt des Urlaubsantrags? Feste Regeln vermeiden späteren Streit.
    • Das Team sollte eine öffentliche Urlaubsliste per Aushang oder als digitales Dokument anlegen, auf das alle Kollegen Zugriff haben. Dort kann jeder seine Abwesenheiten eintragen.
    • Wenn alle Mitarbeiter auf ihren Urlaubswünschen beharren, rückt eine Lösung in weite Ferne. Oft ist es zielführender, sich kompromissbereit zu zeigen. Fair ist zum Beispiel, beliebte Ferientage zu rotieren und die Kollegen abwechselnd zu berücksichtigen.
    • Wenn die Kollegen die Gründe kennen, warum Sie an einem bestimmten Termin Urlaub machen wollen, fällt es ihnen leichter, zu tauschen. Um die Planung zu beschleunigen, sollten Sie Alternativen anbieten. Machen Sie aber nicht nur Vorschläge, die Ihren Urlaubswünschen zugutekommen. Das wirkt egoistisch.

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Vor dem Urlaub letzte To-dos abhaken

Kurz vor dem Urlaub müssen Sie entscheiden, was dringend noch zu erledigen ist und was bis zu Ihrer Rückkehr warten kann. Hierbei helfen folgende Tipps:

  • Listen Sie auf, was Sie bis zum Urlaub erledigt haben müssen. Hinterlassen Sie wichtige, schwierige oder lästige Aufgaben nicht Ihrer Urlaubsvertretung. Wer einen im doppelten Wortsinn aufgeräumten Arbeitsplatz hinterlässt, kann auch künftig mit der Hilfsbereitschaft der Kollegen rechnen.
  • Klären Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung offene Fragen zu Arbeitsinhalten. Was ist wann fällig? Wo sind noch Fragen offen? Was hat Priorität? Organisieren Sie circa eine Woche vor dem Urlaubsantritt eine Übergabe.
  • Tragen Sie in einen Kalender die wichtigsten Termine ein, die unmittelbar nach Ihrer Rückkehr anstehen. Starten Sie mit einer angenehmen Aufgabe.
  • Erinnern Sie die Kollegen spätestens eine Woche vorher daran, dass Sie in Urlaub gehen. E-Mails sollten in einer automatischen Antwort einen anderen Ansprechpartner nennen. Das Telefon sollte zur Vertretung umgeleitet werden.

Anfragen nicht ins Leere laufen lassen


Quelle: Karrierebibel

Sowohl Ihr E-Mail-Postfach als auch der Anrufbeantworter sollten während Ihres Urlaubs Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit enthalten (siehe Abbildung). Die Abwesenheitsnotiz hat dabei zwei positive Effekte: Sie verhindert, dass dringende Anfragen unbeantwortet bleiben, und sorgt dafür, dass Kollegen nicht mit unwichtigen Nachrichten behelligt werden. Bei der Zeitangabe sollten Sie einen Tag vor Ihrem Urlaub und zwei Tage nach Ihrer Rückkehr wählen. Geben Sie eine Vertretung für dringende Fälle an. Manche E-Mail-Programme ermöglichen es, unterschiedliche Versionen für Kollegen und für Externe zu versenden.

Tipp: Hinterlassen Sie auf dem Schreibtisch einen Zettel, auf dem die Abwesenheit genannt wird. Sollte jemand nur schnell etwas abgeben wollen, kann er sich an die Vertretung wenden.

Wie die Rückkehr an den Schreibtisch leichter fällt

Einen Tag zum Ankommen im Büro sollte jeder nach dem Urlaub einplanen. Gespräche mit Kollegen, das Sichten von E-Mails und das Erstellen von To-do-Listen sind wichtig, um den Überblick zu gewinnen. Diese vier Tipps geben die Experten des Projekts Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt (psyGA):

  • Der Terminkalender sollte am ersten Tag nach dem Urlaub möglichst leer sein. Aktuelle Anfragen werden reduziert, wenn das E-Mail-Programm am ersten Arbeitstag noch die automatische Abwesenheitsnotiz verschickt. Arbeitnehmern bleibt dann mehr Zeit, um sich über den aktuellen Stand zu informieren. Ein Vorteil: Sie steigen später, aber mit besserem Gefühl ein.
  • Wer den Überblick gewonnen hat, sollte Aufgaben priorisieren. Nicht alles muss sofort erledigt werden. Kollegen, Vorgesetzte und gegebenenfalls Kunden sollten aber fairerweise erfahren, bis wann ihr Anliegen bearbeitet wird.
  • Die Zeit für eine Mittagspause sollte da sein. Wer auf andere Gedanken kommt, baut Stress ab und ist konzentrierter. Urlaubserinnerungen helfen beim Abschalten: Das kann ein Foto auf dem Schreibtisch oder ein Tagtraum sein.
  • Wer sich auf die schönen Dinge im Alltag konzentriert, dem fällt einiges leichter. Sport in der Pause kann die leeren Batterien aufladen. Der Stresspegel sinkt auch, wenn man sich auf nette Kollegen, interessante Kunden oder spannende Aufgaben freut. Man sollte sich ab und an fragen: „Was macht mir an meiner Arbeit besonders viel Spaß?“

Quelle: Bankfachklasse